Riservatezza dei dati personali
1. Il gestore dei dati personali
L'operatore dei dati personali ottenuti dai clienti o forniti da loro nel processo di autenticazione e di elaborazione degli ordini è: SC EVOLD Automation SRL Puoi contattarci via e-mail a l'indirizzo: help@evold.eu.
All'interno della presente Informativa, l'Operatore dei dati personali sarà chiamato “EVOLD” o "l'azienda".
2. Generale
La necessità di conservare i dati personali varia a seconda del tipo di dati trattati all'interno dell'azienda. Alcuni dati possono essere cancellati immediatamente, altri devono essere conservati fino a quando la loro utilità futura non sarà più possibile.
Vi sono casi in cui i dati personali vengono conservati per un periodo di tempo limitato, essendo i termini di conservazione imposti dalle norme legali in vigore , applicabili a livello nazionale o dell'Unione Europea.
Negli altri casi, i termini di conservazione devono essere stabiliti da ogni singola organizzazione, a seconda della propria attività, tenendo conto dei principi di trattamento dei dati previsti dal Regolamento UE 679/2016 in materia di tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione degli stessi (noto con l'acronimo inglese “GDPR”). Poiché la definizione da parte dell'azienda dei termini di elaborazione e conservazione dei dati personali può essere un approccio alquanto soggettivo, l’implementazione di una politica di conservazione è importante per garantire che le regole implementate a livello aziendale in merito all’archiviazione dei dati siano applicate in modo coerente in tutta l’ organizzazione .
In ogni caso, le disposizioni del GDPR e della Legge 190/2018 relative alle misure di attuazione del Regolamento generale sulla protezione dei dati saranno rispettate dalla società nelle attività di conservazione dei dati personali trattati.
3. Politica di archiviazione
L'ambito di applicazione di questa Politica copre tutti i dati dell'azienda, rispettivamente i dati archiviati nei suoi sistemi IT, i dati forniti dall'azienda nei mass media, i dati noleggiati o derivanti da collaborazioni e rapporti contrattuali, indipendentemente dal luogo (sede aziendale o sede di lavoro) in cui tali dati vengono trattati.
La politica di archiviazione EVOLD è uno strumento che garantisce il rispetto dei requisiti GDPR, delle leggi e dei regolamenti pertinenti nel campo della protezione dei dati personali. La presente Policy si riferisce, principalmente , al principio di limitare la conservazione temporale dei dati personali trattati e che comporta la loro conservazione solo per un periodo di tempo necessario agli scopi per i quali tali dati sono trattati. La politica di conservazione (conservazione) dei dati personali è intesa principalmente come una risorsa favorevole per l'attività della società, che assegnerà periodi di conservazione rilevanti in tutti i campi di attività e dipartimenti della società, consentendo che la rimozione/cancellazione dei dati personali venga effettuata in modo modo coerente e controllato.
4. Richieste relative alla Politica di conservazione dei dati personali (conservazione)
La presente Politica è applicabile alle persone fisiche come clienti di EVOLD, alle persone giuridiche come clienti, ma anche ai rappresentanti dei nostri partner contrattuali, sia come operatori di dati personali in relazione con EVOLD o come Persone autorizzate dall'Operatore, ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati.
Conserviamo e trattiamo i dati personali solo nei casi in cui ci hai fornito volontariamente questi dati, ad esempio compilando un modulo di contatto, iscrivendoti alla newsletter aziendale o creando un account e effettuare un ordine.
Se hai richieste o domande relative ai periodi di conservazione dei tuoi dati personali all'interno di EVOLD, contatta l'azienda utilizzando l'indirizzo email sopra indicato.
5. Le ragioni che giustificano la conservazione a lungo termine dei dati personali a livello di EVOLD
L'azienda non propone di adottare un approccio del tipo "salva tutto". Riteniamo che una regola del genere non sia pratica né efficiente dal punto di vista dei costi e rappresenterebbe un onere eccessivo per tutto il personale aziendale e soprattutto per il reparto IT che gestirebbe una mole sempre maggiore di dati. Tuttavia, alcuni dati devono essere conservati a lungo termine, per proteggere gli interessi dell'azienda, per salvare prove relative al trattamento o alla cancellazione secondo la legge e la presente Politica dei dati personali trattati, se EVOLD lo ritiene necessario e, in generale, rispettare le buone pratiche commerciali. Alcuni dei motivi più importanti per l'archiviazione a lungo termine dei dati all'interno di EVOLD sono i seguenti:
- Reclami riguardanti la qualità dei servizi dell'azienda;
- Contenzioso;
- Indagini sugli infortuni sul lavoro;
- Indagine riguardante il verificarsi di un incidente di sicurezza;
- Norme legali;
- Sicurezza della proprietà intellettuale.
6. Periodi di conservazione (archiviazione).
I periodi di conservazione dei dati personali sono specificati nella tabella seguente e si applicano a tutti i formati di registrazione, ovvero formato cartaceo e/o elettronico, se non diversamente specificato nella presente Informativa.
| DIPARTIMENTO |
ATTIVITÀ DI TRATTAMENTO |
PERIODO DI CONSERVAZIONE |
| MARKETING |
Moduli di campagna in formato elettronico |
3 anni dalla data di completamento dell'originale |
| MARKETING |
Documenti attestanti vincite o premi assegnati in base a concorsi e lotterie |
10 anni dalla data della loro conclusione |
| MARKETING |
Chiamate telefoniche per scopi di marketing |
30 giorni |
| MARKETING |
Informazioni sulla partecipazione a concorsi a premi |
5 anni dalla data di conclusione del concorso |
| RAPPORTI CON I CLIENTI |
E-mail ricevuta dal cliente per formulare un suggerimento o una notifica |
3 anni dalla data di ricevimento in formato elettronico |
| RAPPORTI CON I CLIENTI |
E-mail ricevuta dal cliente per richieste relative all'attività commerciale dell'azienda |
3 anni dalla data di ricevimento in formato elettronico |
| RAPPORTI CON I CLIENTI |
E-mail ricevuta dal cliente per richieste relative ad attività di trattamento dei dati personali all'interno dell'azienda |
3 anni dalla data di ricevimento, sia in formato fisico che elettronico |
| RAPPORTI CON I CLIENTI |
Il database all'interno di Il Dipartimento Relazioni con i Clienti, che comprende qualsiasi richiesta generale inviata dai clienti |
Cancellazione dei dati ogni 3 anni |
| LOGISTICA |
AWB (Airway Bill) e documenti che accompagnano la spedizione della merce dal magazzino al cliente (disposizione di consegna) |
5 anni |
| LOGISTICA |
Avviso di accompagnamento merci (NIR) |
5 anni |
| RAPPORTI COMMERCIALI |
I contratti conclusi dalla società con i fornitori |
10 anni dalla data di risoluzione del contratto |
| RAPPORTI COMMERCIALI |
Contratti di partenariato conclusi dalla società per eventi promozionali commerciali organizzati dalla società |
10 anni dalla data di risoluzione del contratto |
| RAPPORTI COMMERCIALI |
Biglietti da visita raccolti durante riunioni di lavoro |
1 anno dalla data dell'ultimo contatto |
| RAPPORTI COMMERCIALI (B2B) |
Dati personali, quali: nome, funzione e dettagli di contatto dei rappresentanti delle aziende con cui collaboriamo |
Fino alla data della richiesta di cancellazione dei dati o fino alla data in cui abbiamo scoperto che i dati sono diventati inattivi |
Per informazioni relative ai termini di conservazione di alcune attività di trattamento dei dati personali svolte all'interno dell'azienda, che non sono specificate nella presente Policy, inviate le vostre richieste all'indirizzo e-mail help@evold.eu o accedendo agli altri mezzi di comunicazione forniti ( modulo segnalazioni).
7. Il piano di fidelizzazione
Per ciascun settore di attività rilevante viene fornita la tabella contenente i periodi consigliati di conservazione nei registri aziendali (sistemi o archivi fisici) dei dati personali dei clienti. Il periodo di conservazione si applica per impostazione predefinita a tutti i documenti nella rispettiva categoria e sarà rispettato quando possibile, anche se ammettiamo che potrebbero esserci circostanze eccezionali che richiedono la conservazione dei documenti per periodi più o meno lunghi. Se singoli record o documenti richiedono un periodo di conservazione diverso da quello consigliato, è necessario contattare EVOLD per discutere i requisiti di conservazione specifici.
8. Distruzione dei dati
La distruzione dei dati è una componente essenziale all'interno delle regole per la conservazione dei dati personali non utilizzati nella futura attività dell'azienda. La distruzione dei dati garantisce l'uso efficiente dei dati raccolti nell'ambito dell'attività, il che rende possibile e redditizia la gestione dei dati e il loro recupero.
Quando il periodo di conservazione scade, la società deve distruggere attivamente i dati coperti dalla presente Politica. Qualora un dipendente (o collaboratore) che ha accesso ai dati personali trattati ritenga che alcuni dati non debbano essere distrutti, dovrà rivolgersi al diretto superiore, al Responsabile della Protezione dei Dati o, in sua assenza, al management diretto dell'azienda, affinché che può essere presa in considerazione un'eccezione alle regole stabilite nella presente Politica. Poiché questa decisione ha implicazioni legali a lungo termine, le eccezioni saranno fatte solo da uno o più membri del gruppo dirigente dell'azienda.
L'azienda istruisce specificatamente i dipendenti (o collaboratori) a non distruggere i dati che violano questa Politica. Sono espressamente vietate la distruzione di dati che un dipendente (o collaboratore) possa ritenere dannose per l'azienda o la distruzione di dati nel tentativo di nascondere una violazione della legge o delle disposizioni della presente Policy.
9. Richieste di cancellazione dati
Puoi richiedere la cancellazione dei dati personali inviando un'e-mail a help@evold.eu in cui è necessario specificare quanto segue:
- I tuoi dati di contatto per inviare la risposta/punto di vista dell'azienda;
- Il tuo nome;
- Le attività di trattamento attraverso le quali i dati sono stati raccolti o trattati (campagne di marketing, promozioni, ecc. );
- Il tipo di dati raccolti o elaborati che desideri eliminare;
- Il numero totale di record da eliminare;
Il termine ultimo per rispondere alla richiesta presentata è di 15 giorni dalla data di invio della richiesta. Nella misura in cui la complessità della richiesta implica la necessità di prolungare il periodo di risposta, il periodo non supererà i 30 giorni lavorativi dalla data di trasmissione della richiesta. A questo proposito un rappresentante dell'azienda vi informerà sullo stato della richiesta inoltrata.& nbsp;
Nella misura in cui la richiesta presentata verrà risolta dopo la sua valutazione all'interno di EVOLD, con la cancellazione dei tuoi dati, invieremo alla tua attenzione un documento che rappresenta il punto di vista dell'azienda riguardo alla tua richiesta e alle azioni intraprese, attraverso comunicazione concordata . Il documento conterrà almeno le seguenti informazioni:
- Lo scopo(i) per il quale i dati sono stati trattati;
- Dati che sono stati cancellati/eliminati/distrutti e attività di trattamento all'interno di EVOLD a cui appartenevano;
- Il numero di record rimossi.
Il documento fisico inviato, è firmato da un rappresentante di EVOLD e viene archiviato e scansionato in formato elettronico, per un periodo di 3 anni dalla data di trasmissione della notifica, successivamente trascorso tale termine il documento originale dovrà essere distrutto. Se il punto di vista verrà inviato via email, verrà archiviato sui server della società per un periodo di 3 anni dalla data della sua trasmissione al Cliente all'indirizzo email fornito, dopodiché verrà cancellato.
Se invii una richiesta a EVOLD per l'accesso alle attività di trattamento dei tuoi dati personali nella nostra azienda, tieni presente che, a causa del continuo trattamento dei tuoi dati personali e, tenendo conto della routine stabilita nei nostri sistemi per la cancellazione delle informazioni elaborate secondo i termini della Politica di conservazione dei dati, cerchiamo di mantenere i tuoi dati sempre aggiornati e accurati. Pertanto, questo trattamento di routine può comportare la modifica o la cancellazione delle informazioni personali che elaboriamo, dopo averci inviato una richiesta. In questo caso, EVOLD fornirà le informazioni in nostro possesso al momento dell'invio della risposta, anche se differiscono dalle informazioni che avevamo memorizzato al momento dell'invio della richiesta. Ricorda che la cancellazione dei tuoi dati personali è una procedura che EVOLD avrebbe effettuato anche se tu non avessi inviato la richiesta.
10. Sviluppo continuo
I periodi di conservazione (conservazione) saranno mantenuti da EVOLD che apporterà modifiche, integrazioni e aggiornamenti, ogniqualvolta la normativa , gli indirizzi dell'Autorità Nazionale per il Controllo sul Trattamento dei Dati Personali o le modifiche organizzative o strutturali di EVOLD, lo richiedano. i cambiamenti.
11. Aggiornamenti
La nostra politica di archiviazione (conservazione) dei dati personali è in fase di revisione e può essere modificata di volta in volta (per conformarsi alla legislazione e alle pratiche sulla protezione dei dati). La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina web.
Versione 1.1.3 del 04/03/2023