Vertrouwelijkheid van gegevens

Vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens

1. De beheerder van persoonlijke gegevens

De beheerder van persoonlijke gegevens verkregen van klanten of door hen verstrekt in het authenticatie- en orderverwerkingsproces is: SC EVOLD Automation SRL U kunt per e-mail contact met ons opnemen het adres: help@evold.eu. 

Binnen dit Beleid wordt de Operator van persoonlijke gegevens "EVOLD" genoemd. of ‘het bedrijf’.

2. Algemeen

De noodzaak om persoonlijke gegevens te bewaren varieert afhankelijk van het type gegevens dat binnen het bedrijf wordt verwerkt. Sommige gegevens kunnen onmiddellijk worden verwijderd, andere moeten worden bewaard totdat hun toekomstig nut niet langer mogelijk is .
Er zijn gevallen waarin persoonlijke gegevens gedurende een beperkte periode worden opgeslagen, waarbij de opslagvoorwaarden dus worden opgelegd door de geldende wettelijke voorschriften , die van toepassing zijn op nationaal niveau of op het niveau van de Europese Unie.

In andere gevallen moeten de opslagvoorwaarden door elke individuele organisatie worden vastgesteld, afhankelijk van haar activiteit, rekening houdend met de gegevensverwerkingsprincipes voorzien in EU-verordening 679/2016 met betrekking tot de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en met betrekking tot het vrije verkeer van deze gegevens (bekend onder het Engelse acroniem “GDPR”). Omdat het bedrijf de verwerkings- en bewaartermijnen heeft vastgesteld  van persoonlijke gegevens kan een enigszins subjectieve benadering zijn, de implementatie van een bewaarbeleid is belangrijk om ervoor te zorgen dat de regels die op bedrijfsniveau zijn geïmplementeerd met betrekking tot gegevensopslag consistent worden toegepast in de hele organisatie .

In ieder geval zullen de bepalingen van de AVG en Wet 190/2018 met betrekking tot maatregelen ter implementatie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming door het bedrijf worden gerespecteerd bij de opslagactiviteiten van de verwerkte persoonsgegevens.

3. Opslagbeleid

De reikwijdte van dit beleid omvat alle gegevens van het bedrijf, respectievelijk de gegevens die zijn opgeslagen in de IT-systemen, de gegevens die door het bedrijf in de massamedia worden verstrekt, de gegevens die worden gehuurd of afkomstig zijn van samenwerkingen en contractuele partnerschappen, ongeacht de locatie (hoofdkantoor of werkpunt) waar deze gegevens worden verwerkt.

Het EVOLD-opslagbeleid is een hulpmiddel dat garandeert dat de AVG-vereisten, relevante wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens worden gerespecteerd. Dit Beleid verwijst voornamelijk naar het principe van het beperken van de bewaartijd van verwerkte persoonsgegevens en houdt in dat deze slechts worden opgeslagen gedurende de periode die nodig is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens worden verwerkt. Het beleid voor de opslag (retentie) van persoonlijke gegevens is in de eerste plaats bedoeld als een gunstig hulpmiddel voor de activiteiten van het bedrijf, dat relevante bewaartermijnen zal toewijzen aan alle activiteitengebieden en afdelingen van het bedrijf, waardoor het verwijderen/verwijderen van persoonlijke gegevens op een manier kan worden uitgevoerd. consistente en gecontroleerde manier.

4. Verzoeken met betrekking tot het beleid voor de opslag van persoonlijke gegevens (retentie) 

Dit Beleid is van toepassing op natuurlijke personen als klanten van EVOLD, rechtspersonen als klanten, maar ook op vertegenwoordigers van onze contractuele partners, zowel als Operators van persoonlijke gegevens in relatie met EVOLD of als Personen die door de Operator zijn geautoriseerd, volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

Wij bewaren en verwerken persoonlijke gegevens alleen in gevallen waarin u ons deze gegevens vrijwillig verstrekt, bijvoorbeeld door een contactformulier in te vullen, door u te abonneren op de bedrijfsnieuwsbrief of door een account aan te maken en het plaatsen van een bestelling.

Als u verzoeken of vragen heeft met betrekking tot de opslagtermijnen van uw persoonlijke gegevens binnen EVOLD, neem dan contact op met het bedrijf via het bovengenoemde e-mailadres. 

5. De redenen die de langdurige opslag van persoonlijke gegevens op het niveau van EVOLD rechtvaardigen

Het bedrijf stelt niet voor om een aanpak als "alles bewaren" te hanteren. Wij zijn van mening dat een dergelijke regel vanuit kostenoogpunt niet praktisch of efficiënt is en een buitensporige last zou betekenen voor al het bedrijfspersoneel en vooral voor de IT-afdeling die een steeds grotere hoeveelheid gegevens zou beheren. Bepaalde gegevens moeten echter langdurig worden bewaard, om de belangen van het bedrijf te beschermen, om bewijsmateriaal te bewaren met betrekking tot de verwerking of verwijdering volgens de wet en dit beleid van de verwerkte persoonsgegevens, indien EVOLD dit noodzakelijk acht, en in het algemeen: om te voldoen aan goede handelspraktijken. Enkele van de belangrijkste redenen voor de langdurige opslag van gegevens binnen EVOLD zijn de volgende:

• Klachten over de kwaliteit van de diensten van het bedrijf;
• Geschillen;
• Onderzoek naar arbeidsongevallen;
• Onderzoek naar het optreden van een beveiligingsincident;
• Wettelijke voorschriften;
• Veiligheid van intellectueel eigendom.

6. Bewaartermijnen

De opslagperioden voor persoonlijke gegevens worden gespecificeerd in de onderstaande tabel en zijn van toepassing op alle opnameformaten, d.w.z. papier en/of elektronisch formaat, tenzij anders aangegeven in dit Beleid. 

Voor informatie over de opslagvoorwaarden van sommige verwerkingsactiviteiten van persoonlijke gegevens binnen het bedrijf, die niet zijn gespecificeerd in dit beleid, kunt u uw verzoeken sturen naar het e-mailadres help@evold.eu of door gebruik te maken van de andere aangeboden communicatiemiddelen ( rapportformulier). 

7. Het retentieplan

De tabel met de aanbevolen bewaartermijnen in de bedrijfsadministratie (systemen of fysieke archieven) van de persoonlijke gegevens van klanten wordt verstrekt voor elk relevant activiteitendomein. De bewaartermijn is standaard van toepassing op alle documenten in de betreffende categorie en zal waar mogelijk worden gerespecteerd, hoewel we toegeven dat er uitzonderlijke omstandigheden kunnen zijn die het bewaren van documenten voor kortere of langere tijd vereisen. Als individuele dossiers of documenten een andere bewaartermijn vereisen dan de aanbevolen periode, moet contact worden opgenomen met EVOLD om specifieke opslagvereisten te bespreken.

8. Vernietiging van gegevens

Vernietiging van gegevens is een essentieel onderdeel van de regels voor het opslaan van ongebruikte persoonlijke gegevens in de toekomstige activiteiten van het bedrijf. Gegevensvernietiging zorgt voor een efficiënt gebruik van de binnen de activiteit verzamelde gegevens, waardoor gegevensbeheer en het herstel ervan mogelijk en winstgevend worden.

Wanneer de bewaartermijn afloopt, moet het bedrijf actief de gegevens vernietigen die onder dit Beleid vallen. Indien een werknemer (of medewerker) die toegang heeft tot verwerkte persoonsgegevens van mening is dat bepaalde gegevens niet mogen worden vernietigd, dient hij/zij contact op te nemen met de direct leidinggevende, de Data Protection Officer of, bij diens afwezigheid, de directe leiding van het bedrijf. dat een uitzondering op de regels vastgelegd in dit Beleid kan worden overwogen. Aangezien dit besluit juridische implicaties op de lange termijn heeft, zullen uitzonderingen alleen worden gemaakt door een lid of leden van het managementteam van het bedrijf.

Het bedrijf instrueert werknemers (of medewerkers) specifiek om geen gegevens te vernietigen die dit beleid schenden. Vernietiging van gegevens die een werknemer (of samenwerkingspartner) schadelijk kan achten voor het bedrijf, of vernietiging van gegevens in een poging een overtreding van de wet of de bepalingen van dit Beleid te verbergen , zijn uitdrukkelijk verboden.

9. Verzoeken om gegevensverwijdering

Je kunt de verwijdering van persoonlijke gegevens aanvragen door een e-mail te sturen naar help@evold.eu  waarin u het volgende moet specificeren:

• Uw contactgegevens voor het verzenden van het antwoord/standpunt van het bedrijf;
• Je naam;
• De verwerkingsactiviteiten waarmee de gegevens werden verzameld of verwerkt (marketingcampagnes, promoties, enz.);
• Het type verzamelde of verwerkte gegevens dat u wilt verwijderen;
• Het totale aantal records dat moet worden verwijderd;& nbsp;

De deadline voor het reageren op het ingediende verzoek is 15 dagen vanaf de datum van verzending van het verzoek. Voor zover de complexiteit van uw verzoek impliceert dat de reactietermijn moet worden verlengd, bedraagt de termijn niet meer dan 30 werkdagen vanaf de datum van verzending van het verzoek. In dit verband zal een vertegenwoordiger van het bedrijf u informeren over de status van de ingediende aanvraag .
 
Voor zover het ingediende verzoek na evaluatie binnen EVOLD zal worden opgelost, zullen wij, met het verwijderen van uw gegevens, een document onder uw aandacht sturen dat het standpunt van het bedrijf weergeeft met betrekking tot uw verzoek en de ondernomen acties, via overeengekomen communicatie . Het document bevat in ieder geval de volgende informatie:

• De doeleinden waarvoor de gegevens zijn verwerkt;
• Gegevens die zijn verwijderd/geëlimineerd/vernietigd en de verwerkingsactiviteit binnen EVOLD waartoe deze behoorden;
• Het aantal verwijderde records .& nbsp;

Het verzonden fysieke document wordt ondertekend door een vertegenwoordiger van EVOLD en wordt opgeslagen en gescand in elektronisch formaat, gedurende een periode van 3 jaar vanaf de datum van verzending van de kennisgeving, daarna na deze periode moet het originele document worden vernietigd. Als het standpunt per e-mail wordt verzonden, wordt het op de servers van het bedrijf opgeslagen voor een periode van 3 jaar vanaf de datum van verzending naar de Klant op het opgegeven e-mailadres, waarna het wordt verwijderd .

Als u een verzoek stuurt naar EVOLD om toegang te krijgen tot de verwerkingsactiviteiten van uw persoonsgegevens in ons bedrijf, houd er dan rekening mee dat, vanwege de voortdurende verwerking van uw persoonsgegevens en, Rekening houdend met de routine die in onze systemen is vastgelegd voor het verwijderen van informatie die is verwerkt onder de voorwaarden van het Gegevensopslagbeleid, proberen we uw gegevens te allen tijde actueel en accuraat te houden. Deze routinematige verwerking kan dus gepaard gaan met de wijziging of verwijdering van de persoonlijke gegevens die wij verwerken, nadat u een verzoek naar ons hebt verzonden. In dit geval zal EVOLD de informatie verstrekken die wij bewaarde op het moment dat wij u het antwoord sturen, zelfs als deze verschilt van de informatie die wij hadden opgeslagen op het moment dat wij het verzoek stuurden. Houd er rekening mee dat het verwijderen van uw persoonlijke gegevens een procedure is die EVOLD zou hebben uitgevoerd, zelfs als u het verzoek niet had verzonden.

10. Continue ontwikkeling
 

De bewaartermijnen worden aangehouden door EVOLD, die wijzigingen, aanvullingen en updates zal doorvoeren telkens wanneer de wetgeving , de richtlijnen van de Nationale Autoriteit voor Toezicht op de Verwerking van Persoonsgegevens of de organisatorische of structurele wijzigingen van EVOLD dit vereisen. veranderingen.

11. Updates
 

Ons beleid voor de opslag (retentie) van persoonlijke gegevens wordt momenteel herzien en kan van tijd tot tijd worden gewijzigd (om te voldoen aan de wetgeving en praktijken op het gebied van gegevensbescherming). De bijgewerkte versie zal op deze webpagina worden gepubliceerd.

Versie 1.1.3 gedateerd 03/04/2023