Vertraulichkeit personenbezogener Daten
1. Der Betreiber personenbezogener Daten
Der Betreiber personenbezogener Daten, die von Kunden erhalten oder von ihnen im Rahmen des Authentifizierungs- und Bestellabwicklungsprozesses bereitgestellt werden, ist: SC EVOLD Automation SRL Sie können uns per E-Mail kontaktieren an die Adresse: help@evold.eu.
Innerhalb dieser Richtlinie wird der Betreiber personenbezogener Daten „EVOLD“ genannt. oder „das Unternehmen“.
2. Allgemein
Die Notwendigkeit, personenbezogene Daten aufzubewahren, hängt von der Art der Daten ab, die im Unternehmen verarbeitet werden. Einige Daten können sofort gelöscht werden, andere müssen so lange gespeichert werden, bis ihre zukünftige Verwendung nicht mehr möglich ist .
geltenden Rechtsvorschriften festgelegt , die auf nationaler Ebene oder auf Ebene der Europäischen Union gelten.
In anderen Fällen müssen die Aufbewahrungsfristen von jeder einzelnen Organisation je nach ihrer Tätigkeit unter Berücksichtigung der in der EU-Verordnung 679/2016 vorgesehenen Datenverarbeitungsgrundsätze zum Schutz festgelegt werden von natürlichen Personen hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten und hinsichtlich des freien Datenverkehrs (bekannt unter der englischen Abkürzung „GDPR“). Da die vom Unternehmen festgelegten Verarbeitungs- und Aufbewahrungsbedingungen Da die Verarbeitung personenbezogener Daten ein etwas subjektiver Ansatz sein kann, ist die Implementierung einer Aufbewahrungsrichtlinie wichtig, um sicherzustellen, dass die auf Unternehmensebene implementierten Regeln zur Datenspeicherung im gesamten Unternehmen konsistent angewendet werden .
In jedem Fall werden die Bestimmungen der DSGVO und des Gesetzes 190/2018 über Maßnahmen zur Umsetzung der Allgemeinen Datenschutzverordnung vom Unternehmen bei der Speicherung der verarbeiteten personenbezogenen Daten eingehalten.
3. Speicherrichtlinie
Der Geltungsbereich dieser Richtlinie umfasst alle Daten des Unternehmens bzw. die in seinen IT-Systemen gespeicherten Daten, die vom Unternehmen in den Massenmedien bereitgestellten Daten, die gemieteten oder aus Kooperationen stammenden Daten und Vertragspartnerschaften, unabhängig vom Ort (Firmensitz oder Arbeitsort), an dem diese Daten verarbeitet werden.
Die EVOLD-Speicherrichtlinie ist ein Tool, das garantiert, dass die DSGVO-Anforderungen sowie relevante Gesetze und Vorschriften im Bereich des Schutzes personenbezogener Daten eingehalten werden. Diese Richtlinie bezieht sich hauptsächlich auf den Grundsatz der zeitlichen Begrenzung der Speicherung verarbeiteter personenbezogener Daten und deren Speicherung nur für den Zeitraum, der für die Zwecke, für die diese Daten verarbeitet werden, erforderlich ist. Die Richtlinie zur Speicherung (Aufbewahrung) personenbezogener Daten ist in erster Linie als günstige Ressource für die Tätigkeit des Unternehmens gedacht, die in allen Tätigkeitsbereichen und Abteilungen des Unternehmens entsprechende Aufbewahrungsfristen vorsieht und die Entfernung/Löschung personenbezogener Daten in einem ermöglicht konsequent und kontrolliert vorgehen.
4. Anfragen bezüglich der Richtlinie zur Speicherung personenbezogener Daten (Aufbewahrung)
Diese Richtlinie gilt für natürliche Personen als Kunden von EVOLD, juristische Personen als Kunden, aber auch für Vertreter unserer Vertragspartner, sowohl als Betreiber personenbezogener Daten im Verhältnis zu EVOLD als auch als Vom Betreiber autorisierte Personen im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung.
Wir speichern und verarbeiten personenbezogene Daten nur in den Fällen, in denen Sie uns diese Daten freiwillig mitgeteilt haben, etwa beim Ausfüllen eines Kontaktformulars, bei der Anmeldung zum Unternehmensnewsletter oder bei der Erstellung eines Kontos und eine Bestellung aufgeben.
Wenn Sie Wünsche oder Fragen im Zusammenhang mit den Speicherfristen Ihrer personenbezogenen Daten innerhalb von EVOLD haben, wenden Sie sich bitte über die oben genannte E-Mail-Adresse an das Unternehmen.
5. Die Gründe, die die langfristige Speicherung personenbezogener Daten auf der Ebene von EVOLD rechtfertigen
Das Unternehmen schlägt keinen Ansatz wie „Alles speichern“ vor. Wir sind der Ansicht, dass eine solche Regelung aus Kostengesichtspunkten weder praktikabel noch effizient ist und eine übermäßige Belastung für das gesamte Personal des Unternehmens und insbesondere für die IT-Abteilung, die eine zunehmende Datenmenge verwalten würde, darstellen würde. Bestimmte Daten müssen jedoch langfristig aufbewahrt werden, um die Interessen des Unternehmens zu schützen, um Beweise für die Verarbeitung oder Löschung der verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß dem Gesetz und dieser Richtlinie zu speichern, wenn EVOLD dies für erforderlich hält, und im Allgemeinen, gute Geschäftspraktiken einzuhalten. Einige der wichtigsten Gründe für die langfristige Speicherung von Daten innerhalb von EVOLD sind folgende:
- Beschwerden bezüglich der Qualität der Dienstleistungen des Unternehmens;
- Rechtsstreitigkeiten;
- Untersuchung von Arbeitsunfällen;
- Untersuchung bezüglich des Auftretens eines Sicherheitsvorfalls;
- Rechtliche Regelungen;
- Sicherheit des geistigen Eigentums.
6. Aufbewahrungsfristen
Die Speicherfristen für personenbezogene Daten sind in der folgenden Tabelle angegeben und gelten für alle Aufzeichnungsformate, d. h. Papier- und/oder elektronisches Format, sofern in dieser Richtlinie nichts anderes angegeben ist.
| ABTEILUNG |
VERARBEITUNGSAKTIVITÄT |
AUFBEWAHRUNGSZEITRAUM |
| MARKETING |
Kampagnenformulare im elektronischen Format |
3 Jahre ab dem Datum der Fertigstellung des Originals |
| MARKETING |
Dokumente, die Gewinne oder Preise aus Wettbewerben und Tombolas belegen |
10 Jahre ab dem Datum ihres Abschlusses |
| MARKETING |
Telefonanrufe zu Marketingzwecken |
30 Tage |
| MARKETING |
Informationen zur Teilnahme an Wettbewerben mit Preisen |
5 Jahre ab dem Datum des Abschlusses des Wettbewerbs |
| BEZIEHUNGEN ZU KUNDEN |
Vom Kunden erhaltene E-Mail zur Formulierung eines Vorschlags oder einer Benachrichtigung |
3 Jahre ab dem Datum des Erhalts in elektronischer Form |
| BEZIEHUNGEN ZU KUNDEN |
E-Mail vom Kunden für Anfragen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens |
3 Jahre ab dem Datum des Erhalts in elektronischer Form |
| BEZIEHUNGEN ZU KUNDEN |
Vom Kunden erhaltene E-Mail für Anfragen im Zusammenhang mit Aktivitäten zur Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des Unternehmens |
3 Jahre ab dem Datum des Erhalts, sowohl in physischer als auch in elektronischer Form |
| BEZIEHUNGEN ZU KUNDEN |
Die Datenbank innerhalb Die Abteilung für Kundenbeziehungen, zu der alle allgemeinen Anfragen von Kunden gehören |
Löschung der Daten alle 3 Jahre |
| LOGISTIK |
AWB (Airway Bill) und Dokumente, die den Versand der Ware vom Lager zum Kunden begleiten (Disposition der Lieferung) |
5 Jahre |
| LOGISTIK |
Warenbegleitmitteilung (NIR) |
5 Jahre |
| GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN |
Die vom Unternehmen mit Lieferanten geschlossenen Verträge |
10 Jahre ab dem Datum der Vertragsbeendigung |
| GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN |
Vom Unternehmen abgeschlossene Partnerschaftsverträge für vom Unternehmen organisierte kommerzielle Werbeveranstaltungen |
10 Jahre ab dem Datum der Vertragsbeendigung |
| GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN |
Visitenkarten, die bei Geschäftstreffen gesammelt wurden |
1 Jahr ab dem Datum des letzten Kontakts |
| GESCHÄFTSBEZIEHUNGEN (B2B) |
Personenbezogene Daten, wie zum Beispiel: Name, Funktion und Kontaktdaten der Vertreter der Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten |
Bis zum Datum der Anfrage zur Datenlöschung oder bis zu dem Datum, an dem wir erfahren haben, dass die Daten inaktiv geworden sind |
Für Informationen zu den Speicherbedingungen einiger Aktivitäten zur Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des Unternehmens, die nicht in dieser Richtlinie aufgeführt sind, senden Sie Ihre Anfragen bitte an die E-Mail-Adresse help@evold.eu oder durch Zugriff auf die anderen bereitgestellten Kommunikationsmittel ( Berichtsformular).
7. Der Aufbewahrungsplan
Für jeden relevanten Tätigkeitsbereich wird eine Tabelle mit den empfohlenen Aufbewahrungsfristen für die personenbezogenen Daten der Kunden in den Aufzeichnungen des Unternehmens (Systeme oder physische Archive) bereitgestellt. Die Aufbewahrungsfrist gilt standardmäßig für alle Aufzeichnungen in der jeweiligen Kategorie und wird nach Möglichkeit eingehalten. Wir räumen jedoch ein, dass es außergewöhnliche Umstände geben kann, die eine kürzere oder längere Aufbewahrung von Dokumenten erforderlich machen. Wenn einzelne Aufzeichnungen oder Dokumente eine andere als die empfohlene Aufbewahrungsfrist erfordern, sollte EVOLD kontaktiert werden, um spezifische Aufbewahrungsanforderungen zu besprechen.
8. Datenvernichtung
Die Vernichtung von Daten ist ein wesentlicher Bestandteil der Regeln für die Speicherung ungenutzter personenbezogener Daten bei der künftigen Tätigkeit des Unternehmens. Die Datenvernichtung gewährleistet die effiziente Nutzung der im Rahmen der Aktivität gesammelten Daten, was die Datenverwaltung und deren Wiederherstellung möglich und profitabel macht.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist muss das Unternehmen die unter diese Richtlinie fallenden Daten aktiv vernichten. Wenn ein Mitarbeiter (oder Mitarbeiter), der Zugriff auf verarbeitete personenbezogene Daten hat, der Meinung ist, dass bestimmte Daten nicht vernichtet werden sollten, sollte er sich an den direkten Vorgesetzten, den Datenschutzbeauftragten oder, in dessen Abwesenheit, an die direkte Unternehmensleitung wenden dass eine Ausnahme von den in dieser Richtlinie festgelegten Regeln in Betracht gezogen werden kann. Da diese Entscheidung langfristige rechtliche Auswirkungen hat, können Ausnahmen nur durch ein oder mehrere Mitglieder der Unternehmensleitung erfolgen.
Das Unternehmen weist seine Mitarbeiter (oder Mitarbeiter) ausdrücklich an, keine Daten zu vernichten, die gegen diese Richtlinie verstoßen. Die Zerstörung von Daten, die ein Mitarbeiter (oder Mitarbeiter) als schädlich für das Unternehmen erachten könnte, oder die Zerstörung von Daten mit dem Ziel, einen Verstoß gegen das Gesetz oder die Bestimmungen dieser Richtlinie zu verschleiern , sind ausdrücklich untersagt.
9. Anfragen zur Datenlöschung
Sie können die Löschung personenbezogener Daten beantragen, indem Sie eine E-Mail an help@evold.eu senden. in dem Sie Folgendes angeben müssen:
- Ihre Kontaktdaten zum Versenden der Antwort/Stellungnahme des Unternehmens;
- Ihr Name;
- Die Verarbeitungsaktivitäten, durch die die Daten erhoben oder verarbeitet wurden (Marketingkampagnen, Werbeaktionen usw .);
- Die Art der erfassten oder verarbeiteten Daten, die Sie löschen möchten;
- Die Gesamtzahl der zu löschenden Datensätze;
Die Frist für die Beantwortung der eingereichten Anfrage beträgt 15 Tage ab dem Datum der Absendung der Anfrage. Soweit die Komplexität Ihrer Anfrage eine Verlängerung der Antwortfrist erforderlich macht, wird diese Frist 30 Arbeitstage ab dem Datum der Übermittlung der Anfrage nicht überschreiten. In diesem Zusammenhang wird Sie ein Vertreter des Unternehmens über den Status der eingereichten Anfrage informieren.
Soweit die eingereichte Anfrage nach der Prüfung durch EVOLD geklärt wird, senden wir Ihnen mit der Löschung Ihrer Daten ein Dokument zu, das den Standpunkt des Unternehmens zu Ihrer Anfrage und den ergriffenen Maßnahmen durch eine vereinbarte Kommunikation wiedergibt . Das Dokument enthält mindestens die folgenden Informationen:
- Der/die Zweck(e), für den/die die Daten verarbeitet wurden;
- Daten, die gelöscht/beseitigt/zerstört wurden, und die Verarbeitungsaktivität innerhalb von EVOLD, zu der sie gehörten;
- Die Anzahl der entfernten Datensätze.
Das gesendete physische Dokument wird von einem Vertreter von EVOLD unterzeichnet und für einen Zeitraum von 3 Jahren ab dem Datum der Übermittlung der Benachrichtigung in elektronischer Form gespeichert und gescannt Nach Ablauf dieser Frist ist das Original des Dokuments zu vernichten. Wenn die Stellungnahme per E-Mail gesendet wird, wird sie für einen Zeitraum von 3 Jahren ab dem Datum der Übermittlung an den Kunden an die angegebene E-Mail-Adresse auf den Servern des Unternehmens gespeichert und anschließend gelöscht .
Wenn Sie an EVOLD einen Antrag auf Zugang zu den Verarbeitungstätigkeiten Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Unternehmen senden, beachten Sie bitte, dass aufgrund der kontinuierlichen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Unter Berücksichtigung der in unseren Systemen festgelegten Routine zur Löschung der gemäß den Bestimmungen der Datenspeicherungsrichtlinie verarbeiteten Informationen versuchen wir, Ihre Daten jederzeit aktuell und korrekt zu halten. Daher kann diese routinemäßige Verarbeitung die Änderung oder Löschung der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten beinhalten, nachdem Sie eine Anfrage an uns gesendet haben. In diesem Fall stellt Ihnen EVOLD die zum Zeitpunkt der Beantwortung gespeicherten Daten zur Verfügung, auch wenn diese von den Daten abweichen, die wir zum Zeitpunkt der Absendung der Anfrage gespeichert hatten. Denken Sie daran, dass die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ein Vorgang ist, den EVOLD auch dann durchgeführt hätte, wenn Sie die Anfrage nicht gesendet hätten.
10. Fortlaufende Entwicklung
Die Speicher-(Aufbewahrungs-)Zeiträume werden von EVOLD eingehalten, das Änderungen, Ergänzungen und Aktualisierungen vornimmt, wann immer die Gesetzgebung , die Richtlinien der Nationalen Behörde für die Überwachung der Verarbeitung personenbezogener Daten oder organisatorische oder strukturelle Änderungen von EVOLD dies erfordern Änderungen.
11. Aktualisierung
Unsere Richtlinie zur Speicherung (Aufbewahrung) personenbezogener Daten wird derzeit überprüft und kann von Zeit zu Zeit geändert werden (um den Datenschutzgesetzen und -praktiken zu entsprechen). Die aktualisierte Version wird auf dieser Webseite veröffentlicht.
Version 1.1.3 vom 04.03.2023