Confidentialité des données

Confidentialité des données personnelles

1. L'exploitant des données personnelles

L'opérateur des données personnelles obtenues auprès des clients ou fournies par eux dans le processus d'authentification et de traitement des commandes est : SC EVOLD Automation SRL Vous pouvez nous contacter par e-mail à l'adresse : help@evold.eu. 

Au sein de cette Politique, l'Opérateur des données personnelles sera appelé «EVOLD» ou «l'entreprise».

2. Général

La nécessité de conserver les données personnelles varie en fonction du type de données traitées au sein de l'entreprise. Certaines données peuvent être supprimées immédiatement, d'autres doivent être conservées jusqu'à ce que leur utilité future ne soit plus possible.
Il existe des cas où les données personnelles sont conservées pour une durée limitée, les conditions de conservation étant ainsi imposées par les réglementations légales en vigueur , applicables au niveau national ou de l'Union européenne.

Dans les autres cas, les conditions de conservation doivent être établies par chaque organisation individuelle, en fonction de son activité, en tenant compte des principes de traitement des données prévus dans le règlement UE 679/2016 concernant la protection des personnes physiques concernant le traitement des données à caractère personnel et concernant la libre circulation de ces données (connu sous l'acronyme anglais «GDPR»). Parce que l'établissement par l'entreprise des conditions de traitement et de conservation  La gestion des données personnelles peut être une approche quelque peu subjective, la mise en œuvre d'une politique de conservation est importante pour garantir que les règles mises en œuvre au niveau de l'entreprise concernant le stockage des données sont appliquées de manière cohérente dans toute l' organisation .

Dans tous les cas, les dispositions du RGPD et de la loi 190/2018 concernant les mesures d'application du règlement général sur la protection des données seront respectées par l'entreprise dans les activités de stockage des données personnelles traitées.

3. Politique de stockage

Le champ d'application de cette Politique couvre toutes les données de l'entreprise, respectivement les données stockées dans ses systèmes informatiques, les données fournies par l'entreprise dans les médias, les données louées ou issues de collaborations et partenariats contractuels, quel que soit le lieu (siège social ou lieu de travail) où ces données sont traitées.

La politique de stockage EVOLD est un outil qui garantit le respect des exigences du RGPD, des lois et réglementations pertinentes en matière de protection des données personnelles. Cette Politique fait référence, principalement , au principe de limitation dans le temps de conservation des données personnelles traitées et qui implique de les conserver uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ces données sont traitées. La politique de stockage (conservation) des données personnelles se veut avant tout une ressource favorable à l'activité de l'entreprise, qui attribuera des périodes de conservation pertinentes dans tous les domaines d'activité et départements de l'entreprise, permettant d'effectuer la suppression/suppression des données personnelles dans un de manière cohérente et contrôlée.

4. Demandes concernant la politique de stockage des données personnelles (conservation)

Cette Politique est applicable aux personnes physiques en tant que clients d'EVOLD, aux personnes morales en tant que clients, mais également aux représentants de nos partenaires contractuels, tant en tant qu'Opérateurs de données personnelles en relation avec EVOLD qu'en tant que Personnes autorisées par l'Opérateur, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données. 

Nous stockons et traitons les données personnelles uniquement dans les cas où vous nous avez volontairement fourni ces données, par exemple en remplissant un formulaire de contact, en vous abonnant à la newsletter de l'entreprise ou en créant un compte. et passer une commande.

Si vous avez des demandes ou des questions liées aux durées de conservation de vos données personnelles au sein d'EVOLD, veuillez contacter la société en utilisant l'adresse e-mail mentionnée ci-dessus. 

5. Les raisons justifiant le stockage à long terme des données personnelles au niveau d'EVOLD

L'entreprise ne propose pas d'adopter une approche du type « tout sauvegarder ». Nous considérons qu'une telle règle n'est ni pratique ni efficace du point de vue des coûts et représenterait une charge excessive pour tout le personnel de l'entreprise et notamment pour le service informatique qui gérerait une quantité croissante de données. Cependant, certaines données doivent être conservées à long terme, pour protéger les intérêts de l'entreprise, pour conserver la preuve du traitement ou de la suppression conformément à la loi et à la présente Politique des données personnelles traitées, si EVOLD le juge nécessaire, et en général, respecter les bonnes pratiques commerciales. Certaines des raisons les plus importantes pour le stockage à long terme des données dans EVOLD sont les suivantes :

• Plaintes concernant la qualité des services de l'entreprise ;
• Contentieux ;
• Enquête sur un accident du travail ;
• Enquête concernant la survenance d'un incident de sécurité ;
• Réglementations légales ;
• Sécurité de la propriété intellectuelle.

6. Périodes de conservation (stockage)

Les durées de conservation des données personnelles sont précisées dans le tableau ci-dessous et s'appliquent à tous les formats d'enregistrement, c'est-à-dire format papier et/ou électronique, sauf indication contraire dans la présente Politique. 

Pour obtenir des informations concernant les modalités de conservation de certaines activités de traitement de données personnelles au sein de l'entreprise, qui ne sont pas précisées dans la présente Politique, veuillez envoyer vos demandes à l'adresse e-mail help@evold.eu ou en accédant aux autres moyens de communication fournis ( formulaire de rapports). 

7. Le plan de rétention

Le tableau contenant les durées de conservation recommandées dans les enregistrements (systèmes ou archives physiques) de l'entreprise des données personnelles des clients est fourni pour chaque domaine d'activité pertinent. La période de conservation s'applique par défaut à tous les enregistrements de la catégorie respective et sera respectée dans la mesure du possible, même si nous admettons qu'il puisse y avoir des circonstances exceptionnelles qui nécessitent de conserver les documents pendant des périodes plus courtes ou plus longues. Si des dossiers ou documents individuels nécessitent une période de conservation autre que celle recommandée, EVOLD doit être contacté pour discuter des exigences de stockage spécifiques.

8. Destruction des données

La destruction des données est un élément essentiel des règles de stockage des données personnelles non utilisées dans l'activité future de l'entreprise. La destruction des données garantit l’utilisation efficace des données collectées au sein de l’activité, ce qui rend possible et rentable la gestion des données et leur récupération.

Lorsque la période de conservation expire, l'entreprise doit détruire activement les données couvertes par cette politique. Si un employé (ou collaborateur) ayant accès aux données personnelles traitées estime que certaines données ne doivent pas être détruites, il doit s'adresser au supérieur direct, au délégué à la protection des données ou, en son absence, à la direction directe de l'entreprise, afin qu'une exception aux règles établies dans la présente Politique puisse être envisagée. Cette décision ayant des implications juridiques à long terme, des exceptions ne seront faites que par un ou plusieurs membres de l'équipe de direction de la société.

L'entreprise demande spécifiquement aux employés (ou collaborateurs) de ne pas détruire les données qui enfreignent cette politique. La destruction de données qu'un employé (ou collaborateur) pourrait considérer comme préjudiciable à l'entreprise ou la destruction de données dans le but de dissimuler une violation de la loi ou des dispositions de la présente Politique sont explicitement interdites.

9. Demandes de suppression de données

Vous pouvez demander la suppression des données personnelles en envoyant un e-mail à help@evold.eu  dans lequel vous devez préciser les éléments suivants :

• Vos coordonnées pour l'envoi de la réponse/point de vue de l'entreprise ;
• Votre nom ;
• Les activités de traitement par lesquelles les données ont été collectées ou traitées (campagnes marketing, promotions, etc . );
• Le type de données collectées ou traitées que vous souhaitez supprimer ;
• Le nombre total d'enregistrements à supprimer.

Le délai de réponse à la demande soumise est de 15 jours à compter de la date d'envoi de la demande. Dans la mesure où la complexité de votre demande implique la nécessité de prolonger le délai de réponse, celui-ci ne dépassera pas 30 jours ouvrés à compter de la date de transmission de la demande. A cet égard, un représentant de l'entreprise vous informera de l'état de la demande soumise. 
 
vous enverrons un document qui représente le point de vue de l'entreprise concernant votre demande et les actions entreprises, par le biais d'une communication convenue. . Le document contiendra au moins les informations suivantes :

• La ou les finalités pour lesquelles les données ont été traitées ;
• Données supprimées/éliminées/détruites et activité de traitement au sein d'EVOLD à laquelle elles appartenaient ;
• Le nombre d'enregistrements supprimés. 

Le document physique envoyé, est signé par un représentant d'EVOLD et est stocké et numérisé sous format électronique, pendant une durée de 3 ans à compter de la date de transmission de la notification, suivant celle passé ce délai, le document original sera détruit. Si le point de vue sera envoyé par email, il sera stocké sur les serveurs de la société pendant une durée de 3 ans à compter de sa transmission au Client à l'adresse email renseignée, puis il sera supprimé .

Si vous envoyez une demande à EVOLD pour accéder aux activités de traitement de vos données personnelles dans notre entreprise, veuillez garder à l'esprit qu'en raison du traitement continu de vos données personnelles et, compte tenu de la routine établie dans nos systèmes pour supprimer les informations traitées selon les termes de la politique de stockage des données, nous essayons de maintenir vos données à jour et exactes à tout moment. Ainsi, ce traitement courant peut impliquer la modification ou la suppression des informations personnelles que nous traitons, après que vous nous ayez adressé une demande. Dans ce cas, EVOLD fournira les informations détenues au moment où nous vous envoyons la réponse, même si elles diffèrent des informations que nous avions stockées au moment de l'envoi de la demande. N'oubliez pas que la suppression de vos données personnelles est une démarche qu'EVOLD aurait effectuée même si vous n'aviez pas envoyé la demande.

10. Développement continu
 
Les périodes de stockage (conservation) seront maintenues par EVOLD qui procédera à des modifications, ajouts et mises à jour, chaque fois que la législation , les lignes directrices de l'Autorité nationale de contrôle du traitement des données personnelles ou les changements organisationnels ou structurels d'EVOLD l'exigeront. changements.

11. Mises à jour
 
Notre politique de stockage (conservation) des données personnelles est en cours de révision et peut être modifiée de temps à autre (pour se conformer à la législation et aux pratiques en matière de protection des données). La version mise à jour sera publiée sur cette page Web.

Version 1.1.3 du 03/04/2023